Cara kerja apostille adalah proses penyederhanaan pengesahan dokumen publik asal suatu negara agar mendapatkan pengakuan hukum di negara-negara anggota Konvensi Apostille 1961, tanpa melalui proses legalisasi konvensional di kedutaan besar. Di Indonesia, layanan ini diterbitkan secara resmi oleh Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia melalui Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum.
Sebelum mengajukan pengesahan internasional, Anda perlu memahami dasar hukum, tahapan pemrosesan, serta jenis dokumen apa saja yang memenuhi syarat. Untuk memahami konteks yang lebih luas mengenai perbedaannya dengan metode konvensional, Anda dapat membaca ulasan mengenai apa perbedaan apostille dan legalisasi dokumen.
Alur dan Tahapan Cara Kerja Apostille di Indonesia
Proses permohonan pengesahan apostille kini telah terintegrasi secara elektronik untuk memudahkan pemohon. Berikut adalah tahapan sistematis mengenai bagaimana cara kerja apostille yang berlaku saat ini:
- Pendaftaran Akun dan Pengajuan Permohonan Online: Pemohon mengakses laman resmi layanan apostille Kemenkumham, membuat akun, dan mengisi formulir permohonan dengan memasukkan data dokumen serta negara tujuan penggunaan.
- Verifikasi Dokumen Awal: Sistem dan petugas akan memeriksa keabsahan tanda tangan pejabat atau cap instansi yang menerbitkan dokumen publik tersebut berdasarkan spesimen yang terdaftar.
- Pembayaran Biaya Penerbitan: Setelah data terverifikasi, pemohon akan menerima kode billing untuk melakukan pembayaran Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) sesuai tarif yang berlaku.
- Pemeriksaan Fisik dan Validasi Lanjutan: Pemohon membawa atau mengirimkan dokumen fisik ke instansi berwenang untuk dicocokkan dengan data digital yang telah didaftarkan sebelumnya.
- Penerbitan Sertifikat Apostille: Dokumen yang telah disetujui akan dilekati dengan stiker atau sertifikat khusus berisi informasi pengesahan, kode unik, dan tanda tangan digital pejabat berwenang.
Syarat dan Dokumen yang Dapat Diapostille
Tidak semua dokumen dapat langsung diajukan ke sistem. Dokumen publik yang diajukan harus terlebih dahulu lolos verifikasi instansi penerbit asalnya, seperti Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi untuk ijazah, atau Kementerian Agama untuk buku nikah. Jika dokumen Anda ditujukan untuk institusi di luar negeri yang menggunakan bahasa asing, biasanya Anda harus menerjemahkannya terlebih dahulu. Pelajari ketentuan pentingnya melalui panduan apakah dokumen harus diterjemahkan sebelum apostille agar permohonan Anda tidak ditolak oleh instansi tujuan.
Dokumen Apa Saja yang Umum Diajukan?
Layanan pengesahan internasional ini mencakup berbagai bidang administrasi sipil, hukum, dan pendidikan. Berdasarkan cakupan Konvensi Apostille, dokumen yang sering diproses meliputi:
- Dokumen kependudukan seperti akta kelahiran, kartu keluarga, dan akta kematian.
- Dokumen pencatatan sipil seperti buku nikah, akta cerai, dan surat keterangan belum menikah.
- Dokumen akademis seperti ijazah, transkrip nilai, dan sertifikat kelulusan.
- Dokumen korporat atau perusahaan seperti akta pendirian, surat kuasa, dan keputusan menteri.
- Dokumen hukum seperti surat keterangan catatan kepolisian (SKCK) dan putusan pengadilan.
FAQ
Apa itu sertifikat apostille?
Sertifikat apostille adalah selembar kertas atau stiker resmi yang dilekatkan pada dokumen publik untuk menyatakan keabsahan tanda tangan, kapasitas penandatangan, serta keaslian cap atau stempel pada dokumen tersebut agar diakui di negara tujuan.
Berapa lama proses penerbitan apostille?
Proses verifikasi hingga penerbitan sertifikat apostille biasanya memakan waktu beberapa hari kerja, tergantung pada kelengkapan data dokumen dan antrean verifikasi di instansi yang berwenang.
Apakah dokumen yang sudah diapostille masih memerlukan legalisasi kedutaan?
Tidak, dokumen yang telah mendapatkan stiker atau sertifikat apostille dari Kemenkumham tidak lagi memerlukan legalisasi tambahan dari kedutaan besar atau konsulat negara tujuan yang telah meratifikasi Konvensi Apostille.
Negara mana saja yang menerima dokumen apostille?
Dokumen ber-apostille diakui secara sah oleh seluruh negara anggota yang telah menandatangani dan meratifikasi Konvensi Den Haag 1961 mengenai penghapusan persyaratan legalisasi dokumen publik asing.
Apakah saya bisa mengurus apostille secara mandiri?
Ya, Anda dapat mengajukan permohonan secara mandiri melalui portal online resmi yang disediakan oleh Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum Kementerian Hukum dan HAM.
